인적자원관리 - 직무관리의 의의와 직무분석

 

 

 

직무관리란?

 

앞서 살펴본 바와 같이, 인적자원관리의 주요 연구 대상은 크게 직무(일, job)와 사람(노동, labor)으로 구분된다. 기업의 경영활동이 이루어지기 위해서는 조직의 '구성원'이 '직무'를 수행하는 과정이 필연적으로 존재하기 때문이다. 그중 직무(일)에 대한 경영관리를 일컫는 '직무관리'에 대해 먼저 살펴보겠다.

 

 

'직무(job)'란, 우리가 흔히 말하는 '일'을 뜻하며, 동일 또는 유사한 과업(task)들을 묶은 것을 지칭한다. 기업의 노동력에 대한 수요는 공석인 직무로부터 출발하기 때문에, 직무관리는 인적자원관리의 출발점이라고 볼 수 있다. 조직의 목표 달성을 위해서는 조직 내 직무들이 어떤 '내용'을 가지는 가와 이를 수행하기 위해 어떠한 '자격'을 갖춘 사람이 필요한가에 대한 체계적인 분석과 파악이 필요한데, 이를 직무분석이라 일컫는다. 그 외에도, 조직 내에서 각각의 직무가 가지는 상대적인 위치와 이에 따른 보수 결정 등을 위해 이루어지는 직무평가와 직무를 수행하는 과정에서 구성원의 만족도를 높이고 안전을 확보하는 등 근로의 질을 높이기 위하여 직무의 내용과 여러 직무 간의 관계를 조사하고 설계하는 직무설계 등과 같이 직무와 관련된 여러 활동을 총칭하는 개념이 바로 직무관리다.

 

 

 

 

 

직무분석의 의의

 

조직은 경영활동을 수행할 사람이 필요할 수밖에 없고, 그 사람을 선발하기 위해 어떤 업무를 위한 사람이 필요한지 고민하게 되는데, 이를 알기 위해서는 사람이 필요한 업무, 즉 해당 직무에 대한 분석이 필요하다. 그뿐만 아니라 기존의 구성원을 인사이동시키기 위해서도 기업 내에 어떤 직무들이 있고 어떤 요건을 갖춘 사람을 그 자리로 보내야 하는지 파악하고 있어야, 인사이동의 내용을 결정할 수 있기 때문에 직무분석은 필수적이다. 결국 조직 내에서 직무가 성공적으로 수행되기 위해서는 각각의 직무에 대해 정확히 파악해야 하고, 직무에 대한 유의미한 정보를 가지고 이를 조직 구성원들에게 제공해야 할 필요가 있다. 다시 말해, 직무분석(job analysis)은 직무를 수행하는 사람 및 경영자에게 직무수행과 관련된 다양한 정보를 제공하기 위한 과정이다. 이렇게 직무분석을 통해 획득된 정보들을 체계적으로 정리된 것이 바로 '직무기술서(job description)'와 '직무 명세서(job specification)'이며, 전자는 직무내용에 관한 정보를 담고 있고, 후자는 직무 수행자에게 요구되는 자격요건에 대한 정보가 담겨 있다. 아래에서는 어떤 절차와 방법을 통해 직무분석의 결과물이 도출될 수 있는지 살펴보자. 

 

 

 

 

 

직무분석의 절차

 

직무분석을 수행하는 절차는 크게 다섯 단계로 구분된다. 먼저 조직의 조직도나 업무 분담 내용 등을 참고하여 조직이 가진 직무들에 대해 예비 조사를 실시하고, 그 밖에도 기존의 직무기술서나 직무 명세서 등을 통해 배경 조사를 실시하는 것이 첫 단계이다. 이후에는 직무분석을 실시할 대상이 될 직무를 결정하는데, 이는 조직 내에 존재하는 모든 직무를 분석하는 것은 여러 방면에서 상당히 비효율적이기 때문이다. 이 두 단계를 합쳐서 예비단계라고도 부른다. 분석 대상 직무가 결정되면 이제 직무분석의 본 작업에 들어가는데 다양한 방법으로 직무 정보를 수집하고 이를 분석한다. 네 번째 단계로 앞선 직무분석 결과를 정리하여 직무기술서를 작성하고, 마지막으로 직무기술서를 기초로 직무 명세서를 작성한다.

 

 

 

 

 

직무분석을 위한 정보 수집 방법

 

직무에 대한 정보를 수집하는 방법으로는 관찰법, 면접법, 질문지 법, 작업기록법, 중요 사실 기록법 등이 대표적이다.

 

 

관찰법(observation)은 직무분석 담당자가 과업의 수행 과정을 직접 관찰하며 직무의 내용과 수행 방법, 작업 조건 등에 대해 기술하는 방법이다. 이 방법은 과업 수행 과정을 직접 관찰하는 만큼 생생한 자료를 얻을 수 있고 그 수집 방법이 비교적 간단하다. 다만 장시간 계속되는 과업의 경우 관찰하기 어렵고, 과업 수행자의 정신적인 측면은 시각적인 관찰만으로는 알기가 어렵다.

 

 

면접법(interview)은 직무분석 담당자가 해당 직무 수행자와 대면 대화를 통해 직무와 관련된 필요한 정보를 얻는 방법이다. 이 방법은 관찰법이 가진 단점을 극복할 수 있는데 장시간이 소요되는 과업에 대해서도 요약된 정보를 얻을 수 있으며 대화를 통해 정신적 활동까지 수집할 수 있다. 다만 직무분석 담당자와 면접 대상자 간에 충분한 친밀감(rapport)이 형성되어야 신뢰성 있는 대답을 얻을 수 있으며 그렇지 않을 경우 면접의 의도를 곡해하여 면접 대상자가 정확한 정보를 제공하지 않을 가능성이 있다.

 

 

질문지 법(qiestionnaire)은 직무 수행자에게 사전에 표준화되어 있는 질문지를 배포하고 직무 관련 내용을 기재하게 하는 방법이다. 직무 분석 실시 과정에서 드는 시간과 비용을 줄일 수 있고, 구조화된 질문에 대한 답변을 수집하기 때문에 향후 통계적으로 활용하기 용이하다는 장점이 있다. 다만, 질문지의 문항에 있어서 문맥상 의미가 잘못 전달되어 오해나 이해 부족으로 인한 문제를 발생시킬 수 있어 정확한 정보를 수집하기 어려울 수 있으며 응답자의 성실한 응답을 기대하기가 어렵다.

 

 

작업기록법(employee recording)은 직무를 수행하는 작업자가 작성하는 일지나 메모 등을 통해 직무 정보를 수집하는 방법이다. 작업일지 등의 경우, 정보의 신뢰성과 깊이, 전문성 등이 보장되어 있지만 작업자에 의해 선별된 정보가 적혀있으므로 직무 분석 담당자가 수집하고자 하는 정보를 충분히 얻기 어렵다.

 

 

중요 사실 기록법(critical incidents method)은 직무분석 담당자가 직무 수행자의 직무 행동을 관찰하며, 성과와 관련되어 효과적인 행동 사례와 비효과적인 행동 사례를 수집하고 이를 활용하는 방법이다. 수집된 행동 사례들을 토대로 직무 성과에 효과적인 직무 행동을 도출할 수 있는데, 이는 직무성과와 행동 간의 상관관계를 파악할 수 있고 이를 바탕으로 직무 행동을 평가하는 데에 활용할 수 있다는 장점이 있지만, 이를 통해 얻게 되는 자료들에 직무 수행에 동반되는 일반적이고 포괄적인 행동은 포함되지 못한다는 단점이 있다. 

 

 

이밖에도 수집된 직무에 대한 정보를 분석하고 분류하는 방법으로 기능적 직무 분석법, 과업 목록법, 능력 요건 척도, 직위 분석 질문지 법, 관리 직위 기술 질문지 법 등의 방법이 있다. 

 

 

 

 

 

직무분석의 결과, 직무기술서와 직무 명세서

 

직무에 대한 정보가 수집되고 분석이 되면 그 결과물로 직무기술서와 직무 명세서가 작성된다. 다양한 인적자원관리 기능 분야에서 직무정보를 활용할 경우에 그 근거 기초로 삼게 되는 직무기술서와 직무 명세서는 직무분석을 실시하는 목적이자 산출물(output)인 셈이다. 직무기술서(job description)는 직무분석 결과에 근거하여 직무수행과 관련된 과업의 내용, 직무수행에 필요한 재료, 작업 도구, 직무수행 방법, 직무수행 절차, 작업에 필요한 인적 조건 및 환경 조건 등 직무 전반에 걸친 사항이 기술된다. 직무 명세서(job specification)는 직무기술서의 내용 중에서 직무요건만을 별도로 분리하여 기록한 문서로, 여기에는 해당 직무를 수행하기 위해 필요한 작업자의 지식, 기술 수준, 교육 수준, 정신적 특성, 육체적 능력, 작업 경험 등 인적 특성에 대한 내용이 기술되어 있다.

 

 

이러한 직무기술서와 직무 명세서는 직무분석의 일차적인 결과물이라 할 수 있는데, 이 두 결과물은 인적자원관리의 기능 분야인 확보 관리, 개발 관리, 보상 관리, 평가 관리, 유지 관리, 방출 관리에서의 의사결정에 유의미하게 활용된다. 이러한 직무분석이 효과적으로 실시되기 위해서는 직무분석을 실시하는 데 구체적인 목표 의식이 있어야 하고, 직무분석 과정에서 조직 구성원들의 이해관계가 충돌을 피하기 위해 구성원에게 충분한 설명이 필요하고 경영자의 강력한 의지가 필요하다. 또한 일회적으로 실시되거나 지나치게 긴 기간을 주기로 실시되기보다는 계속적인 실시로 직무의 내용이나 직무환경의 변화에 대해 파악하고 대응할 필요가 있다.